La communication fait partie des éléments clés de la prospérité d’une entreprise. Il est donc essentiel qu’elle soit optimisée, pour favoriser le gain de temps, limiter la perte d’informations, et renforcer la productivité des salariés. Pour vous aider, en tant que premier responsable, à développer la communication interne au sein de la société, voici quelques recommandations.

Simplifiez l’échange avec vos collaborateurs

Afin d’assurer une politique de communication efficace en interne, privilégiez les réunions. En effet, il est toujours plus judicieux de parler avec les personnes concernées par un projet, au lieu de leur envoyer une note sur papier ou par messagerie électronique. En optant pour la communication directe, il vous sera plus facile de leur préciser ce que vous attendez effectivement d’eux. En même temps, ce sera pour eux une occasion de vous poser toutes les questions qu’il faut pour la bonne exécution de vos exigences.
Restez également ouvert en toutes circonstances. Même si vous avez des journées surchargées, prenez le temps d’écouter ce que vos collaborateurs ont à vous dire. Ne les repoussez surtout pas, qu’ils vous contactent pour des instructions sur un projet ou pour un sujet d’ordre relationnel au travail. Si un membre du personnel désire vous parler, c’est qu’il est certainement à la recherche d’une solution. Si vous refusez donc de lui accorder cette entrevue, votre attitude risque d’affecter négativement sa motivation et sa productivité. Même si vous n’êtes pas disponible de suite, faites-lui savoir que vous êtes prêt à l’écouter, mais qu’il revienne à telle heure ou à tel moment de la journée.

Utilisez les bons supports pour faciliter la communication orale

Dans le cadre du travail, utilisez des dispositifs de messagerie instantanée pour faire passer un message plus rapidement. En plus d’être prompte, la messagerie instantanée permet d’intégrer plusieurs personnes pour un meeting virtuel, dans le cas où une réunion classique en salle est impossible. Contrairement aux appels téléphoniques, ce système permet de garder une trace écrite de tout ce qui a été dit lors de la conversation. Toutes les discussions sont alors sauvegardées dans les historiques et peuvent être utilisées ultérieurement en cas de besoin.
La messagerie instantanée offre également à vos divers collaborateurs au sein de l’entreprise un gain de temps considérable. Contrairement aux mails, la communication est directe, et ils peuvent se passer des formules de politesses, de signature, etc. Cet outil rend les salariés plus productifs et favorise le travail d’équipe. Il existe un grand nombre d’outils de messagerie instantanée pouvant être utilisés dans le monde professionnel. Parmi ceux-ci, on trouve Skype. C’est le logiciel le plus utilisé en entreprise. Se trouve en deuxième place Facebook Messenger, suivi de Lync et de Slack.

Ne négligez pas les supports écrits

Pour les informations nécessaires à la vie en entreprise au quotidien, il est toujours plus pratique de faire usage des supports tableaux d’affichage. Placé à un endroit visible par tous, ce support est idéal pour les communiqués classiques en interne (rappel sur les dates de réunion, objectifs à atteindre…). Pour ce qui est de transmettre des valeurs entrepreneuriales aux nouveaux venus, le livret d’accueil est un support de communication très efficace. Ce dernier leur permettra de comprendre plus rapidement ce que la société attend d’eux, et les aidera à s’intégrer plus facilement. Et pour la transmission d’une culture d’entreprise au personnel, l’adoption du journal interne est plus appropriée. Ce journal représente la vie de l’entreprise. Vous pouvez y faire apparaître tout type de nouvelles concernant la vie d’entreprise et qui peuvent intéresser les collaborateurs. Il peut s’agir de nouveaux projets, marchés, investissements, etc. Pour que ce document participe au développement de la communication interne de l’entreprise, il est important de rendre son contenu attrayant. Les informations que vous y diffusez ne doivent pas concerner uniquement l’entreprise. Si vos collaborateurs n’y voient que des analyses et des chiffres, ils vont vite s’en lasser. Il vous faut donc aussi trouver des sujets qui les intéressent. A titre d’exemple, vous pouvez envisager d’y insérer des dessins et caricatures humoristiques pour faire rire les lecteurs. Pour ce faire, il vous suffit de faire appel à Jean Duverdier, un dessinateur humoristique d’entreprise ou à un autre professionnel dans le domaine. Vos collaborateurs apprécieront plus votre journal interne s’ils y trouvent quelques caricatures et dessins d’humour qui illustrent vos écrits et articles. Impliquez aussi tous les collaborateurs. Dans votre journal interne, vous pouvez, par exemple, faire un zoom sur vos diverses équipes, sur un talent caché d’un collaborateur, sur les arrivées de nouveaux collaborateurs, ou encore sur les naissances. Et, pourquoi ne pas y proposer des petits jeux comme des quiz ? Ceux-ci accrocheront sans aucun doute les lecteurs.

Allouez un certain budget pour le développement de l’esprit d’équipe

Pour favoriser la communication entre les employés, il faut qu’ils soient proches et qu’ils s’entendent bien. N’hésitez donc pas à investir dans une machine à café, un petit réfrigérateur, ou un four à micro-ondes pour que tout le monde puisse se retrouver dans la même pièce pour le goûter ou le petit-déjeuner. Pensez également à organiser des journées récréatives ou des soirées entre collègues pour renforcer les liens, et permettre aux nouvelles recrues de faire partie du groupe plus rapidement. Lors de ce teambuilding, faites en sorte que tout le monde se situe au même rang. Ne privilégiez pas certaines personnes lorsque vous discutez pour ne pas mettre les autres mal à l’aise. Vous verrez que cette technique fera preuve d’efficacité pour améliorer la communication entre le personnel et accroître leur motivation au travail.

Soyez un bon leader, montrez l’exemple

En tant que premier responsable, vous devez être en mesure de montrer le bon exemple à vos subordonnés. Dites bonjour en premier, demandez-leur les dernières nouvelles, et souhaitez-leur une bonne journée. Cette habitude ne vous prendra même pas cinq minutes, mais cela les incitera à faire la même chose avec tous les collaborateurs. Une fois ce climat de confiance instauré et que vos employés sont à l’aise dans leur environnement de travail, ils n’hésiteront pas à venir vers vous dès qu’ils ont besoin de conseils ou d’instructions supplémentaires dans le cadre d’une tâche qui leur est allouée. Ce qui influera positivement sur leur motivation et contribuera au développement de l’entreprise en général.
Durant les réunions, encouragez les prises de parole. Ne monopolisez pas la conversation, même si vous êtes leur supérieur hiérarchique. Il faut que chacun ait son mot à dire et que vous accordiez de l’importance à toutes les suggestions. Lorsque vos employés se sentent valorisés, ils seront plus motivés à s’investir dans la vie de l’entreprise.